Van eerste boeking tot terugkerende gast: 7 momenten die bepalen of deelnemers terugkomen
De meeste organisatoren sturen dezelfde generieke mail naar iedereen. Ontdek welke 7 contactmomenten het verschil maken tussen eenmalige deelnemers en loyale terugkeerders.
Je kent het wel: je stuurt een mail met praktische informatie naar alle deelnemers. Aankomsttijd, paklijst, locatie. Dezelfde tekst voor iedereen. Logisch toch?
Maar hier zit vaak het probleem. Een deelnemer die om 10:00 moet inchecken krijgt dezelfde mail als iemand die om 14:00 arriveert. Iemand die een slaapzak heeft geboekt leest nog steeds "vergeet je slaapzak niet". En de informatie voor groep A is net even anders dan voor groep B.
Het resultaat? Deelnemers moeten zelf uitzoeken wat voor hen relevant is. En dat voelt niet persoonlijk.
Waarom dit ertoe doet
Terugkerende deelnemers zijn goud waard. Ze kennen je al, hoef je niet meer te overtuigen, en vertellen anderen over je. Maar of iemand terugkomt, hangt niet alleen af van de ervaring zelf. Het hangt af van hoe ze zich behandeld voelen in alle momenten eromheen.
Zeven momenten, om precies te zijn.
De 7 contactmomenten
1. De boekingsbevestiging
Dit is je eerste indruk na de boeking. Veel organisatoren sturen hier alleen een factuur of een droge bevestiging. Gemiste kans.
Dit is het moment waarop iemand net "ja" heeft gezegd. Ze zijn enthousiast. Bevestig dat gevoel. Vertel wat ze kunnen verwachten. Geef ze iets om naar uit te kijken.
2. Een à twee weken voor aankomst
Hier wordt het interessant. Dit is het moment voor praktische informatie, maar dan persoonlijk.
- Jouw aankomsttijd (niet een algemene range)
- Jouw paklijst (op basis van wat je wel/niet hebt geboekt)
- Jouw groep of accommodatie
- Routebeschrijving relevant voor jouw vertrekpunt
Het verschil tussen "Aankomst tussen 10:00-14:00" en "Jouw groep wordt om 10:00 verwacht bij ingang Noord" is enorm. De tweede voelt alsof je weet wie ik ben.
3. Een paar dagen voor vertrek
Dit is het moment voor last-minute herinneringen. Maar ook een slim moment voor iets anders.
Een van onze klanten voegde een simpele sectie toe aan hun mail, alleen zichtbaar voor deelnemers die geen slaapzak hadden geboekt:
"Niet willen sleuren met al die spullen? Boek het nu nog last-minute bij ons en het ligt voor je klaar."
Het resultaat? Een flinke stijging in slaapzak-boekingen. Niet omdat ze pushy waren, maar omdat ze op het juiste moment een handige optie boden.
4. Aankomst en check-in
De eerste fysieke indruk. Deelnemers (of ouders die hun kind afzetten) moeten direct het gevoel hebben: dit is georganiseerd, hier ben ik in goede handen.
Dat betekent: weten wie er aankomt, wanneer, en alle relevante info direct bij de hand hebben. Dieetwensen, medische info, noodcontacten, bijzonderheden. Geen papieren lijsten doorzoeken.
5. Tijdens de activiteit
Voor programma's met meerdere dagen: houd contact. Niet per se met de deelnemer zelf, maar wel met degenen die thuis wachten (bij jeugdkampen) of met de deelnemers zelf (bij retreats).
Een foto hier en daar, een korte update. Het stelt gerust en bouwt aan de ervaring.
6. Direct na afloop
Het moment waarop de ervaring nog vers is. Dit is wanneer je:
- Bedankt
- Foto's deelt (als je die hebt)
- Om feedback vraagt
De timing is cruciaal. Een week later is het gevoel al gezakt. Dezelfde dag of de dag erna is ideaal.
7. Het stille seizoen
De meest onderbenutte kans. Maanden later, als mensen beginnen na te denken over volgend jaar. Een persoonlijk bericht: "Vorig jaar was je bij [activiteit]. We organiseren het weer op [datum]. Vroegboekkorting tot [datum]."
Niet een generieke nieuwsbrief. Een bericht dat laat zien dat je weet wie ze zijn en wanneer ze er waren.
Het draait om relevantie
De rode draad door al deze momenten: relevantie. Generieke communicatie voelt als massaproductie. Persoonlijke communicatie voelt als aandacht.
Dat betekent niet dat je elke mail met de hand moet schrijven. Het betekent dat je systeem slim genoeg moet zijn om automatisch de juiste informatie aan de juiste persoon te tonen. Aankomsttijd op basis van hun boeking. Paklijst op basis van wat ze wel of niet hebben besteld. Herinneringen alleen voor dingen die op hen van toepassing zijn.
De praktijk
Dit klinkt als veel werk. En handmatig is het dat ook. Maar met de juiste opzet kun je templates maken die automatisch de juiste variabelen invullen. Eén template, maar voor elke ontvanger persoonlijk.
Bij Buchung hebben we dit ingebouwd. Onze e-mailtemplates ondersteunen variabelen op registratie-niveau: de specifieke aankomsttijd, de geboekte extras, de activiteit en het evenement. Je schrijft één mail, maar elke deelnemer krijgt zijn eigen versie.
En met conditionele secties kun je delen van je mail alleen tonen aan mensen die aan bepaalde criteria voldoen. Zoals die slaapzak-tip: alleen zichtbaar als iemand er nog geen heeft geboekt.
Verder lezen
Benieuwd hoe andere organisatoren dit aanpakken? We denken graag met je mee. Neem contact op als je wilt sparren over je communicatiestrategie.
Klaar voor volle evenementen en een lege inbox?
Ontdek hoe BuchungApp je boekingen automatiseert, zonder spreadsheets of losse mailtjes. Geen verplichtingen.