Automatische mailings en check-in herinneringen voor je events
Plan één keer een mailing of check-in herinnering in en Buchung verstuurt die automatisch voor elk gekozen event — ook aan deelnemers die zich later aanmelden.
Sinds juni kun je vanuit een event een check-in herinnering klaarzetten. Dat werkt goed, maar het blijft handwerk: per event, op het juiste moment, zelf versturen.
Vanaf nu kan dat automatisch. Je stelt één keer in wanneer een e-mail moet uitgaan, en Buchung verstuurt die op het juiste moment voor elk gekozen event.
Twee nieuwe campagnetypes#
Onder Communicatie → Campagnes vind je bij het aanmaken twee nieuwe types:
- Voor de start van het event — verstuur een mailing op een vast moment voor de start, bijvoorbeeld 3 dagen van tevoren om 09:00. Handig voor praktische informatie: aanvangstijd, locatie, wat deelnemers moeten meenemen.
- Check-in herinnering — herinner deelnemers die de online check-in nog niet hebben afgerond. Je kunt tot drie herinneringen instellen, elk op een eigen moment voor de start. Wie op het verzendmoment al heeft ingecheckt, krijgt de herinnering niet.
Elke herinnering heeft bovendien een eigen e-mail. Standaard neem je de inhoud van je eerste herinnering over, maar je kunt per moment een eigen tekst schrijven — bijvoorbeeld wat dringender vlak voor de start. Je vindt dit onder Inhoud, met een tabblad per herinnering.
Eén keer instellen, werkt voor al je events#
Je kiest de events waarvoor de campagne geldt en stelt het moment in als een gewone zin: "Verstuur deze e-mail 3 dagen voor de start van het event om 09:00."
Buchung rekent dat voor elk event apart uit op basis van de startdatum. Je hoeft dus niet per event een aparte mailing klaar te zetten, en je hoeft er niet aan te denken op de dag zelf.
Late aanmelders worden automatisch meegenomen#
Aanmeldingen stoppen niet op het moment dat jij een mailing instelt. Daar houdt de campagne rekening mee:
- Wie zich aanmeldt voordat een verzendmoment voorbij is, krijgt de e-mail gewoon op dat moment.
- Wie zich aanmeldt na een check-in herinnering, krijgt automatisch de eerstvolgende herinnering.
- Wie zich zo laat aanmeldt dat alle momenten voorbij zijn, wordt netjes overgeslagen — je ziet in het overzicht waarom.
Zie precies wat er gepland en verstuurd is#
Op de campagnepagina zie je per event wanneer de volgende verzending gepland staat. Onder Verzendingen zie je per deelnemer wat er is gebeurd: verzonden, gepland, check-in was al afgerond, of te laat aangemeld.
Zo weet je vóór het event zeker dat de juiste mensen de juiste e-mail hebben gehad — zonder zelf lijstjes bij te houden.