Instructeurs in het seizoen? Geef ze een eigen inlog die alleen hun events ziet

Tot nu toe was dashboardtoegang alles-of-niets: iedereen die kon inloggen, zag je hele administratie — alle boekingen, alle events, je financiën. Voor je vaste team is dat prima. Maar voor de instructeur die in het seizoen meedraait, deelde je liever geen volledig account.

Daarom is er nu het eventaccount: een eigen inlog voor je instructeurs en andere seizoensmensen, beperkt tot de events die jij kiest.

Wat een eventmedewerker wél kan#

Binnen de gekozen events werkt een eventaccount als een volwaardige collega:

Inschrijvingen bekijken en inchecken — de volledige deelnemerslijst, inclusief de gegevens die je bij het inchecken nodig hebt (zoals dieetwensen of medische aandachtspunten).
Add-ons verkopen — een wetsuit, lunch of ander extraatje toevoegen aan een inschrijving, altijd tegen de prijs uit je aanbod. Direct laten afrekenen bij de balie kan gewoon.
Openstaande betalingen innen — staat er op een boeking nog een bedrag open, dan rekent de instructeur dit ter plekke af via een QR-code. Dit kan alleen bij boekingen die volledig binnen de gekozen events vallen.
Notities en mijlpalen vastleggen — een opmerking op een inschrijving of een mijlpaal, zodat jij later terugleest wat er op het event gebeurde.
Foto's uploaden en beheren — foto's van het event gaan direct naar het fotoalbum, en het account kan ze ook ordenen, publiceren en downloaden. Alles blijft binnen de events die het ziet.
Aankomst en vertrek bekijken — de planning van het event, zonder er iets aan te kunnen wijzigen.

Wat er buiten beeld blijft#

Alles wat niet bij dat event hoort, bestaat voor dit account simpelweg niet:

Geen andere events, geen financiën, geen rapportages, geen exports en geen instellingen.
Van de boeker alleen de naam — geen adres of contactgegevens.
Geen prijzen aanpassen, niets omboeken of annuleren, geen terugbetalingen.

Dat is ook meteen het verschil met een gedeeld account: je hoeft niet meer te hopen dat iemand nergens anders klikt.

Zo stel je het in#

Ga in het dashboard naar Instellingen → Teamleden.
Vul het e-mailadres in en kies bij Rol voor Eventmedewerker.
Kies bij Events op welke events dit teamlid kan werken — één of meerdere.
Bij Toegang tot staat standaard zeven dagen na het laatste gekozen event. Aanpassen kan altijd.

De medewerker logt in met een magic link naar het eigen e-mailadres — geen wachtwoord nodig — en komt direct op het juiste event uit. Loopt de toegang af, dan stopt die vanzelf: het account blijft bestaan, maar ziet niets meer. Volgend seizoen wijs je dezelfde persoon in een paar klikken nieuwe events toe.

Nog in bèta#

Het eventaccount is nieuw. Voor het dagelijks gebruik hebben we het uitgebreid gebouwd en getest. Zie het in deze fase wel als duidelijke vangrails, nog niet als een kluisdeur: geef een eventaccount aan mensen die je ook een papieren deelnemerslijst zou toevertrouwen. We blijven de afscherming de komende tijd verder aanscherpen — loop je ergens tegenaan of mis je iets, laat het ons weten.