Klaar voor de zomer? Vier dingen die je nu even instelt

Morgen begint de eerste zomervakantieweek. De komende weken draai je op volle capaciteit — en heb je geen tijd om achter je laptop dingen te regelen die je nu ook alvast kunt regelen.

Daarom deze lijst. Vier dingen, elk een paar minuten werk. Eén keer instellen, en het loopt de hele zomer vanzelf.

1. Zet je check-in herinneringen op automatisch

Waarom: deelnemers die hun online check-in niet afronden, betekenen werk op de dag zelf: gegevens naharken, formulieren ter plekke. Elke week opnieuw handmatig een herinnering sturen vergeet je een keer — juist in de drukste week.

Zo stel je het in:

1. Ga naar Communicatie → Campagnes en maak een nieuwe campagne van het type Check-in herinnering.
2. Stel tot drie momenten in. Wat goed werkt: een week, 2 dagen en 1 dag voor de start.
3. Selecteer al je zomerevents in één keer.
4. Schrijf per moment een eigen tekst onder Inhoud — de laatste mag best wat dringender zijn dan de eerste.

Daarna hoef je er niet meer naar om te kijken:

• Wie al heeft ingecheckt, krijgt geen herinnering.
• Wie zich laat aanmeldt, krijgt automatisch de eerstvolgende herinnering.
• Op de campagnepagina zie je per event wat er gepland en verstuurd is.

2. Plan je welkomstmail en je "het zit erop"-mail

Waarom: de mail op dag één ("dit is het programma, hier vind je ons") en de mail na afloop ("bedankt, hier zijn de foto's") zijn de mails die deelnemers echt lezen. En het zijn precies de mails die erbij inschieten als je zelf op de kade staat.

Zo stel je het in. Eén beslisregel:

• Is de mail elk event hetzelfde? Maak een campagne van het type Voor de start van het event. Je stelt het moment in als een zin: "Verstuur deze e-mail op de dag van de start van het event om 15:00." Dat kan ook ná afloop: "2 dagen na het einde van het event om 10:00." Buchung rekent het per event uit — ook voor events die je later nog toevoegt aan de campagne.
• Is de inhoud per event uniek? Plan dan per event een broadcast in op een vaste datum en tijd. De ontvangerslijst wordt pas op het verzendmoment bepaald, dus late aanmelders zitten er automatisch bij.

In beide gevallen kun je de link naar het fotoalbum van het event direct als variabele in je e-mail opnemen — daarover hieronder meer.

3. Reken openstaande bedragen af tijdens de check-in

Waarom: na de zomer facturen nabellen is het vervelendste klusje van het jaar. Dat kan nu ter plekke, terwijl de deelnemer voor je staat — vanaf je telefoon of laptop, zonder pinapparaat.

Zo werkt het:

1. Open de registratie tijdens de check-in. Staat er nog iets open, dan zie je dat meteen: Betaling open met het bedrag. Is alles rond, dan staat er groen Betaald.
2. Klik op Afrekenen en maak de QR-code aan.
3. De deelnemer (of ouder) scant de code en betaalt op de eigen telefoon met iDEAL, via jouw eigen Mollie-account.
4. Jouw scherm springt vanzelf om zodra de betaling binnen is: Betaling ontvangen. Niks verversen, niet in Mollie kijken.

Betaalt iemand thuis? Stuur dezelfde link via WhatsApp of e-mail.

Dit werkt ook voor verkoop ter plekke. Wetsuit erbij, extra les? Kies Upsell toevoegen en dan Verwerken en direct afrekenen — de QR verschijnt meteen voor precies het juiste bedrag. En omdat het gewoon op de boeking staat, loopt het automatisch mee naar je boekhouding en zie je na de zomer precies wat je op locatie hebt bijverkocht.

Meer detail in het changelogartikel: Direct afrekenen tijdens de check-in.

4. Deel je foto's via een albumpagina, niet via een Drive-mapje

Waarom: de Drive-link in een mailtje kent iedereen. Ouders die originelen van 15 MB proberen te openen op campingwifi, "mag ik toegang?"-verzoeken, en een browser die vastloopt bij "alles downloaden". Vanaf nu heeft elk event in Buchung een eigen albumpagina.

Zo werkt het:

1. Ga bij je event naar Updates → Albums en klik op Nieuw album.
2. Sleep je foto's erin — desnoods honderden per dag. JPG, PNG, HEIC en video tot 1 GB per bestand. De upload loopt door terwijl jij verder werkt.
3. Klik op Publiceren en deel de link of QR-code via Delen. Of neem de albumlink als variabele op in je "het zit erop"-mail (zie punt 2).

Waarom dit beter werkt dan een Drive-mapje:

• Opent direct op elke telefoon. Iedereen krijgt het formaat dat bij zijn scherm past, niet het volle origineel.
• Eén knop voor alles downloaden, als één net zip-bestand.
• Privé zonder gedoe. Geen accounts of toegangsverzoeken: één onvindbaar lange link, die niet in Google belandt. Locatiegegevens uit foto's worden nooit getoond.
• Je ziet of er gekeken wordt. Per album zie je views en unieke bezoekers — zonder cookies of bannergedoe.

Dit is de eerste versie en we bouwen hem deze zomer verder uit op basis van jullie feedback. Op de lijst staan onder meer automatisch je logo als watermerk, bestandsnamen opschonen en foto's verbeteren. Loop je ergens tegenaan of mis je iets: laat het ons weten.

Bonus: leg nu vast wat je in september wilt weten

In augustus weet je nog precies welke deelnemer bovenuit stak, wie ziek naar huis ging, of wie je nooit meer in een mailing wilt hebben. In november niet meer.

Daarvoor zijn registratiemijlpalen: eigen signalen die je op een registratie vastlegt, zoals "potentieel staflid" of "naar huis door ziekte". Aanmaken doe je onder Instellingen → Boekingen → Registratiemijlpalen, vastleggen kan per registratie of in bulk vanuit een event. Na de zomer gebruik je ze als doelgroep of uitsluiting — bijvoorbeeld één mail naar iedereen die je deze zomer als potentieel staflid hebt aangemerkt.

Meer detail: Registratiemijlpalen vastleggen.

Aan de slag

Alle vier samen kosten ze je minder dan een uur. Loop je ergens vast bij het instellen? Mail of bel ons gewoon — dan zetten we het samen aan voordat de eerste groep op de stoep staat. Goede zomer!